第033号 「報連相？」
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社内の連絡ミスで困ったことはありませんか？ 当社 社内の、業務上の連絡事項の不手際に長年頭を悩まして来ました。 何処の企業も同じかと思うが、設計業は特に連絡事項が多い気がします。 施主さんからは勿論、外注会社・建材メーカー・ゼネコン・その協力会社・・・・営業中 物件・設計中物件・現場中物件。 毎日毎日膨大な連絡事項が飛び交う。おまけに現場監理・社外の打合せで、担当者が社内にいない事も多い。仕組み的に連絡ミスの発生しやすい条件はそろっている。 おまけにパチンコ設計の宿命か、設計も現場も工期が短く、意外に変更の多い業種。 変更時に、言った・言わない。聞いた・聞いてない・・・ 連絡の情報量が多い上に、１つの連絡ミスが、たちまち大きな金額の責任に繋がり易い職業ですので、連絡ミスのゼロ運動化は絶対必要条件です。 何か適切なフォーマットを作ろうと考え初めて、もう１年になる。 以前に、コンサルの先生から頂いた、先生の顧問先が使っている、｢報連相シート｣を アレンジして自社用のシート作りに変えようとしたが、どうもシックリ来ない ・・・行き詰まってしまった。 なにがシックリしないのか解らない・・・多分デザインだけ自社用に変えても、連絡ミスが減らない事が、本能的に解っているからだ。 報連相・・・言うまでも無く、報告・連絡・相談 経営者に成ったばかりの、若い頃から、この報連相が如何に大事か、サンザン聞かされてきた・・・この報連相に関する本もいっぱい出ている。 報連相の大事さに、何の疑いも無い・・・私も、社員に口をスッパク言ってきた。 報連相・ほうれんそう・ホウレンソウ・・・連絡ミスがあると、呪いのように言い続けてきたが、すぐ再発する。システムとしてなかなか定着しない ・・・何かが足りない・発見できない！ その謎がズーット解けなかった・・・ しかし１年位掛かって、最近ヤット解けたんです！！！ 貴社から少しでも、連絡ミスが減ることを期待して、ここに公開します。 答えは、あっけない！ ＦＲＯＭ ＴＯ ＦＲＯＭ ＦＲＯＭは発信者、 ＴＯは受信者の意味デス ・・・こんな事に１年も掛かったのか、と笑われそうですが？ 報連相は、一方通行・片道切符だった気がします。つまり ＦＲＯＭ TO です。 私の考えた、次世代｢報連相｣は、｢発信者―受信者―発信者｣の循環方式です。 受信者は、指示や伝言書に処理日時を記入し、サインし指示者にもう一度返す方式です。 受信者が発信者に情報を返さないから、間違いが起き易い事に気が付いたのです！ そして伝言メモを、コピー用紙の裏を使うから、指示書が、行方不明になるのです！ 今回 一度に１万冊！注文しました。 社員数５０人×週１冊×５０週／年＝２５００冊／年・・・１人が週１冊（１００枚！）使っても４年分はありそうです！！ １万冊は不撤退の決心と、自信の表明です。 色は、一般紙と区別しやすいように・すぐ発見しやすいように、淡い黄色にしました。 注意を促す、黄色信号・イエローカードと言う意味も込めました。 まだ使用はこれからですが、劇的に連絡ミスが無くなる事を確信してます。 Ｂ５版の、小さな書式ですが、自分には大きな発見と思っています。 希望者には、当社の作ったこの｢ＦＲＯＭ ＴＯ ＦＲＯＭ シート｣を無料で差し上げます。気軽にメール下さい。 自分で考えたシートがもし、誰かの役に立ったらとても幸せと思います。 ｢ＦＲＯＭ ＴＯ ＦＲＯＭ シート｣ |
